En comparación con el mobiliario y los equipos de oficina, los suministros de oficina pueden parecer un gasto menor. La mayor diferencia es que las compras importantes, como el mobiliario y el equipo, tienden a ser una compra de una sola vez, mientras que, los suministros de oficina se utilizan todos los días, y deben ser repuestos de forma regular. Si no se gestionan y controlan los gastos de material de oficina, estos gastos pueden hacer desaparecer cualquier presupuesto bien estructurado.
Afortunadamente, hay muchas cosas que puede hacer para controlar lo que gasta en material de oficina y así poder mantenerse dentro del presupuesto. Y comprar al por mayor, especialmente si se dispone de espacio de almacenamiento, es siempre una forma inteligente de hacerlo. Muchas de las cadenas de suministros de oficina que antes sólo eran de ladrillo y cemento, ahora ofrecen la posibilidad de comprar en línea y, a menudo, con envío gratuito. Estas son algunas estrategias a tener en cuenta que pueden ayudarle a ahorrar dinero en suministros de oficina:
Suministros necesarios
Eche un vistazo al material de oficina que va a pedir cada vez. Pregúntese si hay algún material de oficina que «es bueno tener» en lugar de «imprescindible». Considere la calidad de los artículos que está comprando. ¿Necesita comprar material de marca o puede utilizar la marca genérica de la tienda? ¿Puede utilizar una cinta de embalar sin marca y más barata? El ahorro de unos pocos dólares en el material de oficina que se compra con más frecuencia se irá acumulando con el tiempo.
Compara precios, compra en línea
Haga sus deberes y compare los precios de los artículos que compra con más frecuencia. No es necesario visitar físicamente cada tienda si tienen un sitio web como https://www.hipermaterial.es/ con una lista de los artículos que venden. Todas las compras de material de oficina pueden hacerse por Internet. Tenga cuidado al comparar los precios en línea teniendo en cuenta los gastos de envío. Algunas tiendas online ofrecen envíos gratuitos si se pide una cantidad mínima de suministros.
Negocie un contrato de compra
Si su empresa compra una cantidad importante de material de oficina cada mes, puede negociar un contrato de compra con su proveedor. La clave para negociar un contrato a su favor es, en primer lugar, identificar los suministros que compra con más frecuencia (en términos de dólares gastados). Concentre sus negociaciones en estos artículos y, si tiene que ceder en alguno, sabrá cuáles son los que compra con menos frecuencia.
Pedidos a granel
La mayor parte del material de oficina puede comprarse al por mayor. Por ejemplo, en lugar de comprar papel en paquetes de 500 hojas, considere la posibilidad de comprar una caja de 5.000 hojas. Sin embargo, hay dos contrapartidas: tendrá que inmovilizar algo de dinero para comprar las cantidades más grandes, y tendrá que almacenar los artículos a granel que compre. Tenga en cuenta lo siguiente:
Los precios bajos de los artículos de pequeño volumen o baratos, como bolígrafos, lápices y papel, no son un buen indicador de los precios generales. Las tiendas que rebajan sus precios en estos artículos suelen cobrar más en otros artículos para compensar el beneficio que han sacrificado.
Establezca una cuenta con su proveedor
Las empresas de suministros más grandes pueden proporcionarle un extracto de lo que ha pedido en el último mes o año. Con frecuencia, las franquicias ofrecen este tipo de descuento a sus franquiciados debido al volumen que la franquicia en su conjunto ofrece a los franquiciados individuales un mejor precio.