Todos escribimos un correo electrónico y todos cometemos errores al escribirlos. A veces detectamos esos errores a tiempo y otras veces no. También cometemos errores que ni siquiera nos damos cuenta de que estamos cometiendo, cosas que molestan a las personas a las que enviamos correos electrónicos.
Entonces, ¿Cómo podemos escribir mejores correos electrónicos y mejorar las tasas de respuesta a nuestros mensajes? Aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de escribir correos electrónicos.
Utilice buenas líneas de asunto
- No deje la línea de asunto en blanco, ya que puede percibirse como SPAM.
- Utiliza el asunto como resumen del contenido del correo electrónico. Outlook permite realizar búsquedas a través de la línea de asunto, por lo que una línea de asunto informativa ayuda a las búsquedas posteriores, además de indicar al destinatario de qué trata el correo electrónico.
- No escribas todo el correo electrónico en el asunto… es molesto y poco profesional.
- Ten en cuenta que si reenvías un correo electrónico y cambias el asunto del mensaje original, cambia también la línea de asunto, o puedes sorprender y/o confundir a tu destinatario.
- No escribas todo en mayúsculas en el asunto, puede parecer que estás gritando.
- Evita los signos de exclamación en el asunto, ya que pueden ser detectados por los filtros de SPAM.
Correo electrónico: Urgente o NO urgente
- Marque su mensaje como Urgente sólo si un mensaje es realmente urgente.
- Marcar todos sus correos electrónicos como Urgentes es como gritar «¡lobo!».
- Recuerde que el marcado como Urgente tiende a perder su eficacia cuanto más a menudo se utiliza.
Mantenga los correos electrónicos cortos
- No escriba un libro.
- Vaya al grano.
- Siempre que sea posible, escriba correos electrónicos más cortos que vayan directamente al grano.
- Tenga en cuenta que los correos electrónicos más cortos son más fáciles de leer.
- Con la llegada de las redes sociales, la gente está menos dispuesta a leer. Si su correo electrónico es voluminoso, la gente tiende a hojearlo y se perderá partes importantes de su mensaje.
Utiliza una gramática adecuada
- NO ESCRIBAS EN MAYÚSCULAS en tu mensaje (es como gritar).
- Utiliza la puntuación adecuada.
- Lo más probable es que tu cliente de correo electrónico tenga un corrector ortográfico… úsalo.
- Lee tu mensaje en voz alta antes de enviarlo; si no te parece bien, probablemente no le parecerá bien a tu destinatario.
- No envíes correos electrónicos cuando estés enfadado
- Tómate un minuto, relee tu correo electrónico antes de enviarlo o pide consejo a un amigo o compañero de trabajo.
- En el correo electrónico no hay advertencias del tipo «¿estás seguro de que quieres enviar esto?», así que respira, cálmate y decide si debes enviar el mensaje o no.
- Recuerda que el correo electrónico NO es privado